„Was man nicht messen kann, kann man nicht steuern“ 

– Peter F. Drucker

Kaum jemand versteht dieses Zitat des Management Papst und Bestseller Autor Peter F. Drucker besser als der Skipper eines Bootes. Wir gleichen unsere Position ständig mit dem GPS, durch Kreuzpeilung oder mit Hilfe unseres Kompass ab, um ans Ziel zu kommen. Das ist wichtig, denn wir haben ein Ziel und müssen prüfen wir wir aktuell auf dem Weg dorthin sind um nachzusteuern. Wind, Wellen und Strömung sorgen für Abdrift. Durch die Informationen, die uns unsere Messinstrumente liefern entscheiden wir uns für den geeignetsten Kurs und justieren den Kurs. 

Für Yachthafenbetreiber lässt sich dieses Zitat aber noch erweitern: „Was ich nicht messen kann, kann ich nicht verbessen“. Die Wirksamkeit von Digitalisierungsmaßnahmen, Effizienzsteigerungen oder Prozessoptimierung können nur dann objektiv bewertet werden, wenn sinnvolle Messwerte definiert werden. Die Managementlehre spricht dabei von Performance Indikatoren (PI) und Key Performance Indikatoren (KPI) mit denen Fortschritt, Effizienz, Effektivität und die Qualität der Arbeiten nachvollziehbar erfasst werden. 

Ein moderner Sportboothafen, egal ob gewerblich oder von einem Verein betrieben, verwaltet und produziert Unmengen an Daten im Tagesgeschäft. Wie erfasst und verwaltet man diese Informationen sinnvoll und wie aggregiert man aus diesen Daten nützliche Informationen für das Management des Hafens? Wer damit bislang recht wenig Erfahrung hat, kann verständlicherweise schnell resignieren. Die schiere Menge an Daten, potenzielle Kennzahlen Aggregationen und Methoden um daraus Managemententscheidungen abzuleiten kann auf den ersten Schritt erschlagend wirken. 

Antwort: Happen für Happen!

Als bekennender Vegetarier ist mir die bildliche Vorstellung ein Graus. Aber dennoch, diesen Leitsatz rufe ich mir schon seit Jahren immer wieder ins Gedächtnis, wenn ich mit Aufgaben konfrontiert werde, die übermächtig sind und den Eindruck erwecken, schier unlösbar zu sein. Und in der Tat. Wer bei der Definition von KPIs ganz bei null beginnt, der sollte auch mit den Basics beginnen. In diesem Beitrag möchte ich einige grundlegende KPIs erklären, die einfach zu erheben sind und schnell Mehrwerte bringe. 

KPI-Belegungsrate

Die Belegungsrate ist ein recht einfacher Indikator und ein Maß dafür, wie viele Deiner Liegeplätze in einem bestimmten Zeitraum an Kunden vermietet sind. 

Eine Belegungsrate von 100% über einen definierten Zeitraum bedeutet demnach, dass alle Liegeplätze in dieser Zeit vermietet sind. Fein…das war einfach. 

Für Yachthafenbetreiber, die ihre Liegeplätze pauschal abrechnen, also die Größe der darauf liegenden Boote unberücksichtigt lassen, liefert diese Zahl schon eine recht brauchbare Kenngröße. 

Durch entsprechende vertragliche Regelungen und einem Managementsystem wie Up2Boat, dass es ermöglicht Abwesenheiten der Mieter anzumelden, können die Liegeplätze in Abwesenheiten vom Betreiber untervermietet werden. Dadurch sind gerade bei dauervermieteten Liegeplätzen Belegungsraten von über 100% leicht zu realisieren. 

KPI-Belegungsgrad 

Der Belegungsgrad ist ein Maß dafür, wie viele Deine Liegeplätze in einem bestimmten Zeitraum an Kunden vermietet werden. Zwar ist jeder Yachthafen anders aufgebaut, gemein haben aber alle, dass sie nur über eine begrenzte fakturierbare Fläche verfügen. Je nachdem, ob der Betreiber nach Bootslänge, Bootsbreite oder Bootsfläche (Länge x Breite) abrechnet, werden die Maße alle Liegeplätze addiert und dienen als Berechnungsgrundlage. Dazu zählen dann alle Boxen, Doppelboxen, Piers, aber auch die maximale Bootslängen an Bojen. 

Wie berechnet man den Belegungsgrad? 

Die Variablen: 

• Länge (Tage) des zu betrachtenden Zeitraums = T 
• Insgesamt Verfügbare Liegeplatzmeter (Summe der Längen, Breiten, qm) = Lm 
• Tatsächlich verkaufte Lm = TvLm 

Die Formel: 

Beispiel 1: 

Ein Yachthafen berechnet seine Liegeplätze anhand der Bootslänge. Es gibt insgesamt 100 Liegeplätze, die alle 10 m lang sind. Die verfügbaren Liegeplatzmeter, also das was verkauft werden kann, beträgt demnach 100 Liegeplätze x 10 m = 1.000 Lm

Über einen Zeitraum von 90 Tagen wurden insgesamt 80.000 Lm verkauft. Der Belegungsgrad des Yachthafens errechnet sich wie folgt: 

Belegungsgrad = (90 T * 1.000 Lm) / 80.000 TvLm 

Belegungsgrad = 1,125 

Beispiel 2: 

Ein Yachthafen berechnet seine Liegeplätze anhand der Bootsbreite. Es gibt 2 Preise in diesem Yachthafen: einen für Boote unter 3 m Breite und einen für Boote mit mehr als 3 m Breite. Grundsätzlich könnten alle Liegeplätze mit Booten mit mehr als 3 m Breite belegt werden. Auch in diesem Beispiel gibt es wieder 100 Liegeplätze. Die verfügbaren Liegeplatzmeter, also hier die Breiten die verkauft werden können, beträgt demnach 100 Liegeplätze x 3 m = 300 Lm 

Über einen Zeitraum von 90 Tagen wurden insgesamt 25.000 Lm verkauft. Der Belegungsgrad des Yachthafens errechnet sich wie folgt: 

Belegungsgrad = (90 T * 300 Lm) / 25.000 TvLm 

Belegungsgrad = 1,08 

Das bedeutet, bei einem Belegungsgrad von 2 wäre die Fläche im betrachteten Zeitraum nur halb verkauft. Bei einem Belegungsgrad von 1 vollständig verkauft. Bei einem Belegungsgrad kleiner 1 mehr als 100% verkauft. 

Die Belegungsrate ist ein absolutes Basis KPI für einen Yachthafen. Sie hilft dabei, sich nicht mehr nur auf Beobachtungen und Bauchgefühl zu verlassen zu müssen, sondern bietet ein faktenbasierendes Messinstrument. Im Vergleich zu einem Benchmark-Bericht oder zu bekannten Mitbewerbern, hilft Ihnen die Belegungsrate dabei, mögliche Hebel zu erkennen, um mehr Einnahmen zu erzielen. Wenn Ihre Belegungsrate beispielsweise in einer bestimmten Saison 100 % beträgt, während diese bei andere Yachthäfen in der Nähe nur bei 60 % liegt, kann dies ein Hinweis darauf sein, dass Sie höhere Preise ausprobieren sollten. Dies hätte wahrscheinlich zur Folge, dass die Belegungsrate sinkt, der Belegungsgrad sich aber verbessern könnte.

Einen anderen Schluss könnte man aus der Situation ziehen, wenn die Auslastung in einer bestimmten Woche historisch niedrig ist. In einem solchen Fall könnten Werbeaktionen für durchreisende Bootsfahrer platziert werden, um das Geschäft anzukurbeln. Die Up2Boat App bietet dafür in Kürze ein hervorragendes Instrument zur Durchführung solcher kurzfristigen Direkt Maßnahmen. 

Um Ihre Belegungsrate zuverlässig zu verfolgen, ist es hilfreich, eine Hafenverwaltungsplattform wie Up2Boat zu nutzen, die diese Verfolgung automatisieren und Berichte aggregiert- unabhängig davon, ob es sich um Tagesgäste, oder Dauerlieger handelt. Übrigens kann Up2Boat auch dabei helfen, kurzfristig freie Liegeplätze zu finden und zu buchen, so dass tatsächlich eine Belegungsrate von < 1 erreicht werden kann. Wie auch immer Du sie verfolgst, die Belegungsrate ist eine wichtige Kennzahl, um den Wert und das Potenzial Deines Yachthafens zu verstehen und erfolgreich zu managen. 

KPI Deckungsbeitrag Liegeplatz 

Der erwirtschaftete Deckungsbeitrag pro Liegeplatz ist ebenfalls ein wichtiger, betriebswirtschaftlicher KPI den es aktiv zu managen gilt. Wenn ein Liegeplatz mit einem 5 m x 1,5 m großen Boot oder alternativ von einem 12 m x 4 m großen Boot belegt werden kann wird klar, dass die Umsatzspanne und damit der erzielbare Deckungsbeitrag im Wesentlichen von einem guten Management bei der Liegeplatzvergabe abhängt. Wer für die Liegeplatzvergabe kein intelligentes System geschaffen hat, das sicherstellt, dass immer der Liegeplatz vergeben wird, in den ein Gastboot gerade noch reinpasst, der verliert Monat für Monat bares Geld. Professionelle Systeme wie Up2Boat Yachthafenmanagement unterstützen bei diesen Entscheidungen.

Fazit

KPIs sind hilfreiche Kennzahlen, mit denen der Effekt von Maßnahmen im Yachthafen ermittelt werden kann. Um den Erfolg oder Misserfolg einer Maßnahme zu messen, betrachten erfolgreiche Yachthafenbetreiber diese Key Performance Indicatoren und viele weitere, sehr genau. Dabei hängt es von den Rahmenbedingungen, den jeweiligen Maßnahme und deren Ziel ab, welche KPIs zur Betrachtung herangezogen werden sollten.

Erfolg ist kein Zufall und immer die Folge von vorausgegangenen guten Entscheidungen. Ich wünsche Euch viele gute Entscheidungen und hoffe, dass dieser Blogbeitrag dazu einen kleinen Anstoß liefern konnte.