Das erste Up2Boat BCM Release im aktuellen Jahr in der Version 2021.01 steht kurz vor dem Launch. Grund genug die neuen Features einmal gründlich unter die Lupe zu nehmen. Die mächtigste Erweiterung liegt in der neuen Abo Funktion, welche die alte Sammelrechnungsfunktion ersetzt.

Von der Sammelrechnung zur Abo Funktion

Anfang 2020 launchte Up2Boat die Sammelrechnungsfunktion in der Yachthafenverwaltung BCM. Eine Sammelrechnungsfunktion spart in jeder Verwaltung eines Yachthafen dramatisch viel Arbeit. Denn anstatt zum Saisonbeginn oder auch in der laufenden Saison „hunderte-Mal-eine-Rechnung-zu-erstellen“, erhält man hunderte von Rechnungen, mit einem Klick innerhalb von wenigen Sekunden. Wir haben uns damals sehr über die positiven Feedbacks gefreut. Denn bei uns war das Sammelrechnungsmodul bereits schon sehr viel mächtiger, als man das üblicherweise von am Markt befindlichen Produkten erwartet. Woher kam das?

Die meisten Systeme die Sammelrechnungen anbieten funktionieren in etwa so: Man erstellt eine neue Sammelrechnung indem man eine Anzahl von Rechnungspositionen auswählt, die dann ein Adressatenkreis im Anschluss in Rechnung gestellt bekommt. D.h. diese Systeme erzeugen, entsprechend den ausgewählten Adressen, für jeden eine Rechnung, aber auf jeder Rechnung steht der gleiche Betrag mit den gleichen Rechnungspositionen. Das ist das allgemeine Verständnis einer Sammelrechnungsfunktion und tatsächlich für viele Anwendungsfälle völlig ausreichend. Nicht aber für regulär betriebene Yachthäfen!

Denn im Falle unserer Branche haben Bootsfahrer, die einen Liegeplatz im Yachthafen buchen die Angewohnheit, sich nicht alle die gleiche Bootsgröße zuzulegen. Die Größe des Boots ist in den meisten Yachthäfen das Maß nachdem sich die Liegegebühren berechnen. Bootfahrer verbrauchen am Liegeplatz auch noch unterschiedliche Mengen an Strom, vielleicht wird im Yachthafen gebührentechnisch auch noch zwischen Kurzzeit- und Dauerlieger und vielleicht sogar nach Saisontarifen unterschieden. Wenn man sich das betrachtet wird schnell klar, dass es ein Sammelrechnungsmodul das jedem die gleichen 5 Rechnungspositionen (Beispiel ;-)) in Rechnung stellt, nicht zielführend ist.

Das Sammelrechnungsmodul von Up2Boat BCM ging andere Wege. Jedem Gast, jeder Dauerlieger usw. wird eine Geschäftsbeziehung zugeordnet. Bei Yachtclubs unterscheidet man beispielsweise zwischen Mitglieder, Dauergastlieger oder Tagesgastlieger. Bei gewerblichen Yachthäfen unterscheidet man beispielsweise zwischen Stunden-, Tages-, Wochen-, oder Dauerlieger. An dieser Geschäftsbeziehung hängen Rechnungspositionen, wie z.B. Stegversicherungsumlage, Sanitärnutzungspauschalen, Verbandsmitgliedschaftsgebühren usw.. Wird ein Liegeplatz vergeben, wird dem neuen Liegeplatzmieter eine Geschäftsbeziehung zugeordnet. Damit „erbt“ er einen Satz von Rechnungspositionen, die ihm gemäß der Geschäftsbeziehung in Rechnung gestellt werden sollen. Wenn z.B. zum Saisonende Stromablesungen durchgeführt werden, werden die Ablesestände direkt im Stromverwaltungsmodul von Up2Boat BCM erfasst. Da das System weiß, welches Boot an welchen Stromzähler angeschlossen ist, können die zu berechnenden Gebühren zugeordnet werden. Und last, but not least, ordnet der Hafenmeister bei der Liegeplatzvergabe dem Boot eine Gebühr zu.

Wer den obigen Absatz aufmerksam gelesen hat, erhält ein Gefühl dafür, welche mächtigen Funktionen daraus entstehen, wenn alle Daten miteinander in Beziehung stehen. Genau das ist das Geheimnis hinter dem Sammelrechnungsmodul: Per Klick erzeugt das Sammelrechnungsmodul innerhalb einer Minute mehr als 300 individuelle Rechnungen! Und die sind wirklich individuell. Vom Stromverbrauch, über die Bootsgebühren, bis hin zu unterschiedliche Umlagegebühren für Gast- oder Dauerlieger. In einer Minute sind die Meisten unserer Partneryachthäfen mit ihrer Arbeit durch.

Die neue Abo Funktion von Up2Boat BCM

Aber wir merkten auch, dass wir mit der Sammelrechnungsfunktion an Grenzen stießen. Eine Kundenanforderung mit hoher Priorität ist beispielweise „Dynamisches Pricing“. Das bedeutet, dass z.B. die Liegegebühren für ein Boot anhand eines Regelwerks (z.B. Länge oder Breite) selbst ermittelt werden oder die Gebühren sich nach Saisonpreisen richten. Die existierende Softwarearchitektur war dafür nicht gedacht. Auch war es nur bedingt möglich, z.B. den stunden- oder tageweisen Verleih von Stand up-Paddelboards, Fahrräder, oder Jollen damit abzubilden. Gerade im Kurzzeitbereich hatte die Sammelrechnung gewisse Schwächen. Diese Schwächen wurden mit dem neuen Abo System vollständig ausgemerzt. Man kann nun z.B. auch einen Tageslieger erfassen, der noch nicht genau weiß, wann er abreisen wird. Egal, ob er eine Nacht oder eine Woche bleibt. In dem Moment, in dem er sich abmeldet generiert das System die fälligen Rechnungspositionen. Dieses Modul ist also ein sehr wichtiger Meilenstein bei unserem Bestreben, einen Yachthafen komplett auf Autopiloten zu stellen. Im Entwicklungsteam von Up2Boat nannte man das Abo System scherzhaft „Bierdeckel“ Funktion und eigentlich ist das gar nicht so weit hergeholt. Wie in der Kneipe nebenan, kann man mit dem Abo System nämlich nicht nur wiederkehrende Zahlungen die täglich, monatlich, oder jährlich automatisch erzeugt werden sollen verwalten, sondern man kann sich auch einmalige Zahlungen vormerken. Z.B. möchte ein Gast ein T-Shirt des Yachthafen, es aber mit auf der Rechnung bezahlen, die er bekommt, wenn er abreist. Die „Bierdeckel“ Funktion unseres Abo Moduls macht das jetzt zu einem Kinderspiel, aber es kommt noch besser.

Man kann natürlich auch nach wie vor einzelne, manuelle Rechnungen erzeugen. Wenn man dazu eine Person aufruft, erhält man die Information, dass für diese Person Positionen vorhanden sind, die noch in Rechnung zu stellen sind. Mit einem Klick, kann man alles was offen ist in die Rechnung übernehmen. Wieder eine sehr mächtige, zeitsparende und komfortable Funktion.

Up2Boat BCM jetzt mit DATEV und SEPA Schnittstelle

Der gesamte Yachthafenprozess kann aber nur dann richtig rund werden, wenn auch der Bezahl- und Buchhaltungsprozess mitberücksichtigt ist. Das neue Release 2021.01 hat nun die neueste Version unserer Schnittstellen zum Buchhaltungsrechenzentrum von DATEV und unterstützt nun SEPA Mandate zum automatischen Lastschrifteinzug von Rechnungen durch Deine Hausbank. SEPA ist ein standardisiertes Verfahren, das mittlerweile von allen Banken unterstützt wird. Von den Kunden muss dafür lediglich ein SEPA Mandat erteilt werden. Das Mandat und alle notwendigen Informationen werden einfach und bequem in der Anwendung verwaltet. Die Datenübertragung zur Bank wird heute noch per Knopfdruck angestoßen. Dies ist ein weiterer Schritt, die Verwaltungslast eines Yachthafens auf ein Minimum zu reduzieren. Aber auch hier arbeiten wir bereits daran, die gesamte Wertschöpfungskette, von der Reservierungsanfrage bis hin zur Abrechnung und der Datenübertragung zum Steuerberater vollständig zu automatisieren. Wir freuen uns schon darauf.

Up2Boat BCM Excel Berichte & Exports

Mit dem vorletzten Release haben wir bereits unsere Excel Exportschnittstelle vorgestellt. Mit dem Release 2021.01 sind noch einmal neue Berichte und Erweiterungen hinzugekommen. Ziel dieser Berichte ist es, schnell und übersichtlich an die strukturierten Datenbestände aus der Datenbank von Up2Boat zu kommen und für eigene Zwecke mit Excel Funktionen weiter zu verarbeiten. Das ist für viele Zwecke und Anwendungsfälle sehr nützlich und hilfreich.

Kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsschritte durch Euren Feedback

Es ist nicht unsere Intension Up2Boat zu entwickeln nur um damit Geld zu verdienen. Wir müssen mit Up2Boat Geld verdienen, um kontinuierlich besser zu werden und coole neue und nützliche Features zu entwickeln.

Up2Boat Club

Auch wenn ich im letzten Blogbeitrag darüber berichtet habe, möchte ich Euch nochmal herzlich einladen, Euch die Vorteile des Up2Boat Clubs anzusehen: Als Up2Boat Club Mitglied, erhältst Du die Freemium Version ohne Liegeplatzlimitierung. D.h. Du hast automatisch eine kostenfreie Yachthafenverwaltungssoftware mit der Du sofort starten kannst. Das Beste: Die Mitgliedschaft um Up2Boat Club ist absolut kostenfrei. Schau doch mal kurz auf der Up2Boat Clubseite vorbei…wir würden uns sehr freuen, Dich schon bald in unserer Clubrunde begrüßen zu dürfen. Klicke hier ==> Hier gehts zum Up2Boat Club

Wann ist das Release Datum von Up2Boat BCM 2021.01?

Wir sind aktuell in der abschließenden Testphase. Da mit dem neuen Release auch die in eurem System zugrundeliegende Datenbankstruktur verändert wird, planen wir die Migration sehr akribisch in unseren Testumgebungen. Ihr müsst Euch um Eure Daten aber keine Sorgen machen. Ohne dass Ihr dafür etwas tun müsst, wird jede Kundendatenbank nächtlich gesichert und die Datensicherungen werden 2 Wochen lang aufbewahrt. Für Eure Daten besteht also kein Risiko. Sofern alles wie geplant läuft, werden wir das neue Release noch in diesem Monat freigeben. Freut Euch also schon drauf. Mit diesem Release gehen wir einen großen Schritt auf eine gemeinsame digitale Zukunft zu.

Up2Boat die Onlineplattform für den Yachthafen 4.0